İşletmelerin yeni ürün ve hizmetlerini piyasaya hızlı sunabilmesi; maliyetlerini yönetebilmesi, dolayısı ile kârlılıklarını istedikleri düzeye çekebilmesi; kalitelerini artırıp, müşterilerini elde tutabilmesi; siparişlerini ve lojistiği daha seri işleme alıp, en kısa sürede teslimat yapabilmeleri vb. için operasyon ve işlemlerini mümkün olacak en üst düzeyde iyileştirmelerine ve çevik hale getirmelerine ‘operasyonel mükemmellik’ diyoruz. Özünde verdiği sözü tutabilen ve dönem dönem müşterilerini olumlu anlamda şaşırtabilen işletmelerden bahsediyoruz.
Dijital ekonomi döneminde bir tıkla yapabildiğimiz işlem sonucunda siparişlerimizin de bir tıkla kapımızda olmasını bekliyoruz. O zaman işletmelerin operasyonel mükemmelliğe ciddi yatırım yapması gerekiyor. Hatta dijital dönüşüm sürecini hızla başlatmaları da kritik öneme sahip.
Operasyonel mükemmelliğin en kritik koşullarından biri ‘hız’.
İşletmelerin hızlarını artırması ise öyle kolay değil, bir düğmeye basıp olmuyor. İşletmeden icraat/eylem-odaklı bir kültür ve davranış tarzının benimsenmesi gerekiyor. İşleri seri biçimde sonuca götürebilmek için, yaptığı işi iyi bilen, sorun ve çelişkileri çözme kabiliyeti yüksek ekiplerle çalışmak gerekiyor. İşletmenin odaklı çalışması, değer katan faaliyetlere odaklanıp, diğerlerini mümkün olduğunca o konunun uzmanı üzerinden yapmayı düşünmesi de önemli. Hızın en kritik bileşeni ise, bilgi. Bilginin akışkan olması, süreçlere paralel akması lazım. Bilginin akışkanlığı dendiğinde, bilgi ve teknolojinin etkili kullanımı devreye giriyor. Öte yandan kaynakların verimli tahsisi için talep ve kapasite planlamasını iyi yapabiliyor olması beklenir. İş ve işçi sağlığını önemsemesi, güvenli koşullarda iş yapması da bir başka boyut.
İcraat-odaklı kültürü biraz daha açalım.
Bu tür kültürde hem bireyler ve ekipler, hem de işletmenin öz farkındalığı yüksektir. Neyi yapıp, neyi yapamayacağını ve sınırlarını iyi bilir. Müşterilerini iyi tanır. İşi, dış ve iç ortamı ve ilişkileri algılamıştır. Kurumsal yetkinliklere dair farkındalık yüksektir. Yani gerçeklere vakıf olma durumu söz konusudur. Sistematik yaklaşım ve süreçler benimsenmiştir. Disiplinli iş yapma yaygındır. Bunun da ötesinde iş takibi ve performans izleme olağandır. Bu tür kültürde insanlar ne ve nasıl yapılması gerektiğini bilir. Diyalog ortamı hâkimdir. Motivasyon ve üretkenliği artırıcı bir ortam yaratılmıştır. İş sonuçları ve üretkenliği teşvik edici mekanizmalar uygulanmaktadır.
Operasyonel mükemmelliği salt süreçler bazında düşünen yöneticiler çok ciddi yanılıyor.
Tüm sistemin birbiri ile ilişkisini kurmak ve uyumlu hale getirmek şart. Mesela amaç, vizyon ve stratejileri net olmayan işletmelerde, kimin neyi neden yaptığı belli olmaz. Müthiş verim kaybına yol açar. Eğer vizyonunuzu stratejilerinizle desteklemez, stratejilerinizi de operasyonla uyumlu hale getiremezseniz, geminin dümeni ufuğa doğru ilerlemeye çalışırken, pupası sağa sola çekmeye çalışır. ‘Tamam, yönümüzü anladık’ demekle de bitmiyor. Her bir kişi o yöne gitmek için neyi nasıl yapacağını da bilmeli. Yani herkesin ne iş yapacağı ve hangi sorumlulukları üsteleneceği de belli olmalıdır. İşletme kimlerin daha yetenekli ve performanslı olduğunu bilmeli ki, kritik görevlerde yer verebilsin. Standartlarını yüksek tutabilmek de yönetim açısından bir maharet. Performans ve iş sonuçlarının izlenmesi, hedeflenen sonuçlara ulaşma ve aşma durumunun sürekli gözetilmesi de kültürün bir parçası olmalı. Sınırların zorlanması, hep gelişime odaklanılmasını gerektirmekte. Bu tür yapılarda sürekli devinim, öğrenme, merak, iyileştirme ve geliştirme davranışlarına tanık olursunuz.
Operasyonel mükemmellikte akışkanlık önemli demiştik.
Bilgiyi teknolojiyle akıtıyoruz, iletişimi insanla desek yeridir. Açık ve dinamik iletişim ortamlarında, sorunlar ortak olarak çözülebiliyor. Fırsatlar zamanında değerlendirilebiliyor. Bu tür işletmeler müşteri beklentilerini karşılama ve hatta aşmaya daha da odaklı oluyorlar. Kalite bilinci ve taahhüdü de yüksek oluyor. Tüm bunlar, operasyonel mükemmelliğin süreçlerin ötesinde ‘beşerî’ bir olgu olduğunun en büyük kanıtıdır.
Operasyonel mükemmellik aslında yenileşim (inovasyon) açısından da müthiş kolaylaştırıcı bir kültür ve ortam yaratır.
Kurumsal girişimciliğe elverişli, yaratıcı ve yenilikçi düşünceyi teşvik eden, yeni fikir ve önerileri önemseyen bir yapı oluşur. Bu tür ortam ise, yeni iş modelleri uygulama, yenilikçi ürün ve hizmetler geliştirme ve ticarileştirme için hızlandırıcı özelliktedir.
Haziran 2019